Checkliste
Damit Ihr Anlass zum grossen, unvergesslichen Erlebnis wird und auch das Vorbereiten und Planen Spass macht, haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt. Sie soll Ihnen helfen, an alles Wichtige zu denken, damit Sie sowohl die Vorbereitung als auch den Anlass in vollen Zügen geniessen können.
Hier haben wir für Sie noch eine kleine Liste mit möglichen Lokalitäten zusammen gestellt!
Termin
- Termin bestimmen
- Alternativ-Datum
- Abchecken, ob andere Veranstaltungen diesen Termin tangieren!
Finanzen
- Budget erstellen
- Evtl. Versicherung abschliessen
Personal
- Helferinnen und Helfer organisieren und voravisieren
- Evtl. Einweisung, Verkehrskadetten usw. reservieren
Partyort
- Ort auswählen ( » möglichen Lokalitäten)
- Location reservieren
- Wann ist die Räumlichkeit übernahmebereit
- Wann und in welchem Zustand muss sie wieder zurückgegeben werden
Gäste
- Gästeliste erstellen
- Einladung versenden (Termin für Rückantwort)
- Definitive Anzahl Gäste festlegen
- Evtl. Sitzordnung bestimmen
- Übernachtung der Gäste notwendig? (auf Einladung vermerken)
- Geschenke für Ehrungen, Jubiläen
Verpflegung
- Partyservice kontaktieren
- Menüvorschläge oder eigene Vorstellungen besprechen
- Apéro (stehend, sitzend, serviert, Buffet)
- Hauptmenü (serviert oder Buffet)
- Dessert (serviert oder Buffet)
- Getränke
- Evtl. Mitternachtsüberraschung
- Ablauf mit Partyservice festlegen
Dekoration
- Ist Bühne notwendig?
- Dekoration der Räumlichkeiten (Achtung: Feuerfest)
- Beschriftung der Gäste (Namenstäfeli)
- Blumenschmuck
- Zu- und Wegfahrt festlegen
- Genügend Parkplätze vorhanden?
- Signalisation (evtl. mit Schildern oder Ballone)
- Infrastruktur Räumlichkeiten überprüfen (Strom, Wasser warm/kalt, WC, usw.)
- Besorgen von Geschirr, Gläser, Besteck, Bänken, Tische wenn notwendig
- Tischtücher, Servietten
- Dekoration für Tische, bei Sitzordnung Sitzplatzbeschriftung
- Evtl. Menü- | Getränkekarten
Unterhaltung
- Entscheid, ob zusätzliche Unterhaltung gewünscht ist
- Künstler/Musik aussuchen und anfragen
- Frühzeitige Reservation/Vertragsunterzeichnung
- Gage im Budget einplanen
- Abklären welche Anforderungen notwendig sind (Strom, usw.)
- Zusätzliches Equipment
Entsorgung
- Machen Sie sich unserer Umwelt zuliebe auch Gedanken zur Abfallentsorgung (Kehrichtsäcke, Abfall trennen, usw.)
Bewilligungen
- Gewerbepolizeiliche Bewilligung (Arbeitsbewilligungen für Sonntage)
- Feuerpolizeiliche Bewilligung
- Anmeldung SUISA (Gesellschaft für Urheberrecht, im Speziellen für Musik)
- Verlängerung für Öffnungszeiten
Öffentlichkeitsarbeit / Sponsoren
- Presseinfo versenden
- Einladung der Presse
- Betreuung der Presse am Abend
- Nachbearbeitung Presse
- Information an die Nachbarn, evtl. einladen
- Einladen von Sponsoren/Partnern/Kunden
- Betreuen von Sponsoren/Partnern/Kunden
Sicherheit/Sanität (für Grossanlässe)
- Sanitätsdienst reservieren
- Sicherheitsverantwortlichen bestimmen
- Notleuchten organisieren (gesetz. Vorschriften beachten!)
- Sicherheitsdienst organisieren und informieren
Wenden Sie die Punkte an, die Ihrem Anlass entsprechen und Sie werden viel Spass haben. Wir wünschen jetzt schon gutes Gelingen!
Ihr Partyservice-Team
